Capex ou Opex ? Cibler les dépenses du cloud, de l’informatique et du reste

Les entreprises répartissent leurs frais en deux grandes catégories : les dépenses d’immobilisation (capex) et les dépenses d’exploitation (opex). Toutes les entreprises font un large éventail de dépenses, de la location de leurs locaux aux salaires de leurs employés, en passant par les coûts d’infrastructure informatique. Pour simplifier la comptabilité, elles organisent ces coûts en plusieurs catégories, et les plus courantes sont les capex et les opex.

De façon générale, les dépenses d’immobilisation sont des achats qui augmentent la valeur de l’entreprise au-delà de l’exercice en cours. Elles correspondent le plus souvent à des biens ou des actifs tangibles qui sont essentiels aux opérations commerciales de l’entreprise et à sa santé financière à long terme : terrains, bâtiments, machines et véhicules, entre autres. Toute dépense consentie pour améliorer ou accroître la valeur métier de ces actifs, comme l’extension de la structure physique d’une usine, par exemple, sera également considérée comme une dépense d’immobilisation.

Les dépenses d’exploitation sont récurrentes. Elles concernent généralement des actifs intangibles qui soutiennent les activités au quotidien. Ces fonds sont généralement consacrés à des consommables ou des contrats qui seront exécutés et déduits des revenus imposables à la fin de la période comptable ou au cours de l’année d’achat. Les loyers, les primes d’assurance et la paie sont des opex.

Les entreprises peuvent suivre un processus d’approvisionnement similaire pour les dépenses d’immobilisation et d’exploitation : appel d’offre, engagement d’un prestataire, examen légal, organisation du paiement et réception de l’achat. Elles seront toutefois traitées très différemment dans la comptabilité. Les dépenses d’exploitation peuvent être déduites des revenus imposables dans leur intégralité l’année où elles sont réalisées. Les dépenses d’immobilisation, en revanche, se déprécient, ce qui veut dire qu’elles doivent être déduites de l’actif au fil de leur vie utile. Un actif acquis pour un montant de 10 000 $, par exemple, peut se déprécier de 2 000 $ par an sur ses cinq ans de vie prévue.

Dans cet article, nous détaillons ce qu’on inclut dans capex et opex, comment les calculer et comment établir une stratégie capex/opex adaptée aux besoins de votre entreprise.

Tout comprendre aux dépenses d’immobilisation et d’exploitation

Il est important de bien comprendre la différence entre capex et opex, car ces deux modèles de comptabilité ont un puissant impact sur les dépenses et les budgets de l’IT. Il appartient au service informatique et au service des finances de déterminer comment classer au mieux les dépenses sur site et les coûts du cloud, et à quel moment il est intéressant de faire passer des coûts IT des capex aux opex pour prolonger les budgets.

Les acquisitions en capex impliquent une importante dépense au départ. C’est notamment le cas de l’immobilier et des matières premières. Mais comme la valeur des actifs se déprécie au fil de leur vie, cette approche offre une certaine prévisibilité comptable. Les projets de capex ont aussi l’avantage de donner une autonomie complète. En investissant dans vos propres data centers, par exemple, vous exercez un contrôle total sur leur implémentation et leur utilisation. Vous ne rencontrerez aucun obstacle si vous voulez modifier votre infrastructure pour répondre aux évolutions du marché.

Mais l’achat de technologies en capex peut avoir ses écueils. L’importance de l’investissement de départ impose de connaître les besoins de l’entreprise pour les années à venir. L’achat de serveurs physiques représente un dilemme classique : comment déterminer la quantité optimale de stockage dont vous aurez besoin pour satisfaire des workflows métiers en constante évolution ? Si vous la sous-estimez, vous devrez à nouveau consentir des dépenses pour augmenter la capacité. Et si vous la surestimez, vous aurez trop dépensé sur des serveurs finalement inutilisés. En raison de la brièveté et du dynamisme des cycles technologiques, l’équipement peut être obsolète au bout de quelques mois ou quelques années seulement, et son remplacement nécessitera un autre investissement.

Les dépenses d’exploitation, en revanche, sont moins importantes au départ et permettent de réaliser des économies à long terme, parce que vous ne payez que ce que vous utilisez. Le stockage de données cloud, par exemple, vous permet d’acheter de la capacité de stockage sur une base mensuelle et de l’augmenter ou la diminuer en fonction des besoins. Vous n’aurez pas à essayer de prédire la quantité dont vous aurez besoin dans le futur. Et comme les achats en opex suivent généralement un modèle de paiement échelonné, ils préservent votre trésorerie et créent une structure de coûts récurrents prévisible, alignée sur le résultat net.

Sachez également que les dépenses capex et opex sont comptabilisées dans des budgets différents et ne suivent pas le même processus d’approbation. En raison de leur importance, la plupart des investissements capex doivent subir plusieurs niveaux d’approbation avant que l’acquisition ne soit autorisée. Dans la plupart des entreprises, c’est un processus lent qui peut considérablement ralentir l’acquisition d’un article. En revanche, les dépenses opex ne posent pas de problème tant qu’elles entrent dans le budget d’exploitation.

Dans le modèle traditionnel de propriété du matériel et des logiciels, les dépenses en infrastructure informatique (serveurs, matériel réseau, installations de data centers, etc.) sont, pour l’essentiel, classées comme capex. Ce sont des dépenses majeures, qui doivent servir l’entreprise pendant plus d’un an. Mais avec la transition vers les modèles « as-a-service », il est logique de convertir de nombreux coûts IT en opex afin d’échelonner les coûts au fil du temps et de rendre les budgets plus prévisibles. En comprenant les implications de ces modèles, vous saurez les employer de façon stratégique pour faire le meilleur usage de votre budget IT.

Dépenses d’immobilisation et d’exploitation : méthode de calcul

Les capex peuvent être calculées à l’aide du compte de résultat et du bilan de votre entreprise. Sur le compte de résultat, recherchez « dépréciation et amortissement ». Sur le bilan comptable, recherchez les immobilisations, puis les immobilisations de la période précédente. Utilisez ensuite la formule suivante pour déterminer le montant de la dépense d’immobilisation :

Capex = immobilisation de la période en cours – immobilisation de la période précédente + dépréciation de la période en cours

Cette formule indique que les Capex correspondent aux nouvelles dépenses d’immobilisation auxquelles on soustrait celles de la période précédente puis ajoute la dépréciation.

Le calcul des opex est bien plus simple. Il suffit de faire la somme de toutes vos dépenses d’exploitation sur une période donnée. Voici un exemple de formule de calcul d’opex :

Opex = loyer + assurance + fournitures + frais de licence + frais juridiques + marketing et publicité + paie et salaires + réparation et maintenance de l’équipement + impôts et taxes + déplacements + services + frais de véhicules

Les capex peuvent être calculées à l’aide du compte de résultat et du bilan de votre entreprise. Pour calculer les dépenses d’exploitation, il suffit de faire la somme de toutes vos opex sur une période donnée.

Frais inclus dans les dépenses d’immobilisation

Les capex concernent les actifs fixes, comme l’achat, l’entretien et l’amélioration des terrains, des bâtiments, de l’équipement et d’autres biens et services. On considère généralement qu’une dépense d’immobilisation est un achat unique qui doit profiter à l’organisation au-delà de l’année de son achat ; il sera alors considéré comme un actif existant.

Quelques exemples courants de dépense d’exploitation en informatique :

• les serveurs,
• les switches réseau,
• les routeurs,
• les pare-feux,
• les sites physiques,
• les data centers,
• le terrain en vue de la construction de data centers,
• des systèmes d’alimentation universels,
• des systèmes de climatisation,
• des générateurs,
• des ordinateurs et appareils mobiles, 
• des imprimantes,
• les licences logicielles.

Du point de vue de la comptabilité, les dépenses d’immobilisation présentent des avantages et des inconvénients. Les actifs capex nécessitent généralement d’importantes dépenses initiales qui peuvent rapidement épuiser les budgets informatiques et réduire la trésorerie disponible pour le reste de l’entreprise. Mais comme la vie utile de l’actif se prolonge au-delà de l’année de l’achat, ce coût peut être compensé par la dépréciation, généralement sur 5 à 10 ans à compter de la date d’achat. Dans le cas d’un terrain, la dépréciation peut se faire sur 20 ans ou plus, ce qui réduit durablement le revenu imposable, et donc le montant de l’impôt, de l’entreprise. Pour résumer, plus la dépréciation est importante, moins l’entreprise paiera d’impôts pour l’exercice concerné.

Frais inclus dans les dépenses d’exploitation

Les dépenses d’exploitation sont des frais continus qui soutiennent les activités quotidiennes d’une entreprise. On les reconnaît notamment au fait qu’elles sont généralement consommées au cours de l’année de leur achat.

Traditionnellement, les déclarations des dépenses d’exploitation d’une entreprise comprennent les éléments suivants :

• loyer,
• impôts fonciers,
• assurance, 
• services d’infrastructure et téléphone, 
• frais d’entretien et de réparation, 
• salaires et honoraires, 
• fournitures de bureau, 
• frais de marketing et de publicité, 
• frais de déplacement,
  
• contrats d’hébergement web, enregistrements de noms de domaine, contrats annuels de maintenance et de service.

Les dépenses d’immobilisation englobent les actifs qui profitent à l’entreprise sur le long terme. Les dépenses d’exploitation sont des frais continus qui soutiennent les activités quotidiennes.

Mais le cloud, l’automatisation et les offres « as-a-service » ont fait évoluer le modèle de coût de nombreux produits et services IT, qui relèvent désormais plus souvent des opex que des capex. Citons notamment :

• le stockage des données,
• le SaaS (logiciel en tant que service),
• la PaaS (plateforme en tant que service),
• l’IaaS (infrastructure en tant que service),
• les services informatiques gérés,
• les services de sécurité gérés.

Sur le plan de la comptabilité, les achats opex incluent les articles payés à la consommation enregistrés dans le compte de résultat d’une entreprise. Au lieu de se déprécier comme les capex, ils sont déduits des revenus comme suit :

• Les coûts sont affectés à votre budget de dépenses d’exploitation.
• Quand vous effectuez un achat opex, la dépense est enregistrée dans votre compte de résultat.
• Les dépenses mensuelles sont suivies et déduites du résultat au fur et à mesure.

Le passage des capex aux opex apporte de la souplesse et de la prévisibilité au budget. Il permet également de déduire l’intégralité du coût de ces articles de votre revenu imposable l’année de leur achat, ce qui est généralement bon pour la marge de l’entreprise. Mais si on vante souvent le cloud comme un moyen de faire des économies, il serait plus exact de dire qu’il permet de maîtriser les coûts. En fin de compte, vous dépenserez peut-être davantage en externalisant votre data center qu’en l’exploitant, par exemple, mais cette approche échelonne la dépense au fil du temps et élimine l’investissement initial.

La dépréciation relève-t-elle des capex ou des opex ?

La dépréciation est une méthode de comptabilité utilisée pour imputer le coût des immobilisations tout au long de leur vie utile. Un achat capex est considéré comme un investissement parce qu’il s’agit d’un actif de grande valeur, qu’il répond à des besoins sur le long terme et qu’il doit, selon toute vraisemblance, s’amortir au fil du temps. Comme il sera utilisé pendant de longues années, il va se déprécier tout au long de sa durée de vie au lieu d’être déduit en une fois du revenu imposable. Le taux de dépréciation varie d’un actif à l’autre et il est déterminé par son type et son usage. Des bâtiments, par exemple, vont être utilisés pendant des dizaines d’années. Ils se déprécient plus lentement que de l’équipement – un serveur, par exemple, a une durée de vie de quelques années seulement.

Avantages et défis des capex et des opex

Les capex offrent de nombreux avantages aux entreprises :

• Stabilité : vous connaissez le coût exact d’un investissement capex. Le coût initial de l’actif et son rythme de dépréciation sont certains.
• Autonomie : l’acquisition de matériel et de logiciels vous donne un contrôle total sur l’usage que vous en faites, ce qui vous permet de modifier votre infrastructure en fonction de vos besoins et de l’évolution du marché.
• Continuité : en investissant dans votre propre équipement, vous évitez tous les obstacles que vous pouvez rencontrer en souscrivant à des services informatiques basés dans le cloud. Lorsque vous achetez vos propres serveurs, par exemple, vous n’avez pas à vous soucier de renouveler des licences, contrairement à des opex.
• Valeur à long terme : les actifs capex sont des investissements qui répondent à des besoins et apporteront à l’entreprise une valeur durable.

Mais avec les capex, l’entreprise risque de :

• Acheter plus qu’il ne faut : en essayant d’anticiper les besoins, vous risquez toujours d’acquérir plus de capacité que vous n’utiliserez réellement, ou d’investir dans une technologie qui sera obsolète avant de l’avoir amortie.
• Dépendre d’un fournisseur : en investissant dans votre propre matériel, l’entreprise peut devenir tributaire de fournisseurs qui peuvent vous empêcher d’adapter librement votre infrastructure à l’évolution de la demande ou de changer de solution si le service n’est pas à la hauteur de vos attentes.
• Encourir des frais de maintenance élevés : être propriétaire des actifs implique de mobiliser d’importantes ressources pour gérer vos installations et votre équipement. Vous devez payer des employés pour qu’ils supervisent les actifs ; qu’il s’agisse de collaborateurs normalement affectés à des activités plus stratégiques ou de personnel supplémentaire, ces salaires diminuent vos profits.
• Sacrifier l’agilité : en informatique, les engagements à long terme peuvent vous empêcher d’adopter des technologies et des approches innovantes et plus performantes. Les sommes, le temps et la main-d’œuvre investis dans les actifs capex peuvent vous décourager d’apporter des changements même quand le marché l’exige, ce qui vous met en situation de handicap par rapport aux concurrents plus agiles.

Les opex offrent de nombreux avantages aux entreprises :

• Risque plus faible : dans le domaine de l’informatique, les achats opex présentent moins de risque que les investissements capex. Si la technologie progresse et que le marché évolue, votre budget peut changer en conséquence. Et si vous n’êtes pas satisfait du service d’un fournisseur, vous pouvez plus facilement vous tourner vers une solution plus en phase avec vos besoins, sans être enfermé dans une infrastructure IT particulière.
• Frais de maintenance réduits : le fournisseur prend en charge toute la maintenance du réseau et de l’équipement de base. Vous pouvez affecter votre personnel à d’autres activités axées sur l’amélioration des produits et l’augmentation de vos bénéfices.
• Délais plus courts : le recours aux services à la demande peut réduire les délais de déploiement à quelques jours seulement, alors qu’il faut traditionnellement des mois, voire des années. Et c’est un gage de satisfaction pour les clients comme pour vos équipes.
• Souplesse des architectures : les modèles informatiques sur abonnement vous permettent de reconfigurer facilement une architecture ou un service. De plus, vous saurez rapidement si une solution ne vous convient pas. De la même façon, si un projet est terminé ou abandonné, il vous suffit de supprimer l’architecture sous-jacente pour cesser de payer des ressources inutilisées.
• Flexibilité budgétaire : les services avec paiement à la consommation, comme les autres dépenses d’exploitation en informatique, libèrent de la trésorerie pour d’autres besoins.

Mais les opex présentent tout de même certains inconvénients :

• Perte de contrôle : lorsque vous achetez des services informatiques, vous renoncez à contrôler le matériel, le système d’exploitation et la maintenance, qui sont entièrement entre les mains du fournisseur. Si les avantages sont généralement supérieurs aux risques, cela peut devenir problématique quand le fournisseur ne respecte pas ses accords, subit une interruption de service ou met fin à ses activités.
• Augmentation des coûts : dans certains cas, l’adoption des services cloud peut augmenter les coûts sans que cela soit visible au premier abord, parce que la dépense est répartie sur une période plus longue.
• Prévisions plus complexes : les modèles de paiement à la consommation présentent des avantages considérables sur le plan financier, mais ils peuvent compliquer les prévisions à long terme si l’utilisation fluctue beaucoup d’un mois sur l’autre.
• Valeur perçue plus faible : l’impermanence des solutions informatiques dans le cloud peut faire une impression négative sur les responsables, susceptibles de considérer qu’ils apportent moins de valeur à l’entreprise qu’un investissement capex.

Établir la stratégie de votre entreprise

Pour déterminer la meilleure stratégie de répartition entre opex et capex pour votre entreprise, commencez par vous poser les questions suivantes :

• Votre entreprise a-t-elle actuellement une politique concernant les capex et les opex en informatique ?
• Dans le contexte de votre culture d’entreprise, est-il plus facile de faire approuver des capex ou des opex ?
• Que peut se permettre votre entreprise ?
• Quels sont les projets de votre entreprise sur 10 ans ?
• Combien votre entreprise peut-elle investir dans l’informatique actuellement ?
• Si vous envisagez d’acquérir un service, combien va-t-il vous coûter au cours des dix prochaines années ? Plus ou moins que ce que coûterait un investissement équivalent pour la même période ?

En fin de compte, de nombreuses entreprises adoptent une approche hybride de l’informatique et associent un data center local à différentes technologies cloud. Elles ont ainsi la possibilité d’acheter une partie de l’équipement sous forme de capex tout en concluant des contrats de service stratégique selon un modèle opex lorsque cela semble plus logique.

Quel est l’avenir des opex et des capex en entreprise ?

À l’avenir, les entreprises vont miser davantage sur une approche opex des dépenses informatiques. La souplesse et l’agilité offertes par les ressources opex est indispensable dans les entreprises modernes qui dépendent de plus en plus des solutions cloud. Les opex résolvent également beaucoup de problèmes anciens associés aux investissements dans une infrastructure privée. Si le modèle de propriété informatique traditionnel n’est pas nécessairement amené à disparaître, il y a fort à parier que la répartition actuelle va s’inverser : l’approvisionnement opex va devenir la norme et les investissements capex seront ciblés plus stratégiquement.

Pour résumer, la clé d’un budget flexible réside dans une bonne compréhension des capex et des opex

Aujourd’hui, de nombreux produits et services informatiques peuvent être achetés en capex ou en opex pour offrir un maximum de souplesse aux entreprises. Si les deux approches ont leur intérêt pour votre entreprise, il est important de comprendre les compromis qu’elles impliquent pour déterminer quel modèle appliquer à chaque domaine de votre activité pour obtenir les meilleurs résultats.