Splunk® at mail.de

Deutscher E-Mail-Provider steigert Performance und Verfügbarkeit mit Operational Intelligence

Das Unternehmen

mail.de ist ein deutscher E-Mail Provider mit Sitz in Gütersloh. Das Unternehmen bietet einen innovativen und sicheren E-Mail-Verkehr "Made In Germany". Die intuitive Benutzeroberfläche ermöglicht Nutzern die einfache Strukturierung ihres Postfachs und stellt zugleich eine sichere E-Mail-Adresse bereit. Seit 2012 stellt mail.de mit FreeMail ein Produkt zur Verfügung, das die hohen Anforderungen an Qualität und Sicherheit mit einer kostenlosen E-Mail-Adresse verbindet. Nutzer profitieren von einem ständig verbesserten Service und verfügen mit mail.de über eine zentrale Schaltstelle für ihre gesamte Online-Kommunikation.

Die Herausforderung

mail.de bietet seinen Kunden sichere und hochperformante E-Mail-Kommunikation, weshalb eine ständige Verfügbarkeit gewährleistet sein muss. Wie bei vielen aufstrebenden Unternehmen besteht die IT-Infrastruktur von mail.de aus einer äußerst vielfältigen Serverlandschaft. Die Folge sind heterogene Systeme mit einer Reihe unterschiedlicher Logfile-Formate und einem stetig steigenden Volumen an maschinengenerierten Daten.

Ein ganzheitlicher Blick auf den Zustand seiner IT-Landschaft, um Fehler in seinen Systemen frühzeitig zu erkennen und Systemausfälle zu vermeiden bzw. zu minimieren, war für mail.de also nur schwer möglich. Das IT-Team musste bei Störungen in allen unterschiedlichen Systemen nach der Ursache suchen - ein langwieriger und zeitraubender Prozess, unter dem die Verfügbarkeit des Dienstes litt. Mail.de wollte daher eine neue Lösung finden, die ein zentrales Monitoring aller Logfiles und das Aufsetzen eines Echtzeit-Alerting-Systems ermöglicht.

Splunk im Praxiseinsatz

mail.de begann mit Splunk Enterprise. Die Software wurde von einem kleinen Team in nur wenigen Stunden implementiert, ohne externe Berater hinzuziehen zu müssen. Sobald beim mail.de IT-Team Fragen aufkamen, konnte es sich auf die Unterstützung der Splunk Community bei Splunk Answers (http://answers.splunk.com/) verlassen. Schnell erkannte mail.de das Potenzial der Splunk-Plattform und weitete den Einsatz auf mehrere Apps aus, darunter die Splunk App für Google Maps.

Sämtliche Logfile-Formate aus den verschiedensten Quellen wie beispielsweise Webserver, Mailserver, Datenbanken oder proprietäre Applikationen werden mit Splunk Enterprise zentral registriert und analysiert. Mit Splunk Alerts, Reports und Dashboards gewinnen heute nahezu alle Unternehmensbereiche bei mail.de wertvolle Erkenntnisse. Die IT-Abteilung stützt sich auf die Splunk Software, um Systemfehler oder Störungen im Serverbetrieb frühzeitig ausfindig zu machen und zu beheben, bevor diese Auswirkungen auf den Dienst und damit dem Kunden haben. Der mail. de Support setzt Splunk Enterprise ein, um im Kundensupport schnell, effizient sowie aussagekräftig dem Kunden behilflich sein zu können. Das Marketing-Team wiederum nutzt Erkenntnisse aus Splunk Enterprise, um die Wirksamkeit bestimmter Marketing-Kampagnen zu beurteilen. Weiterhin werden durch Splunk Enterprise Echtzeit-Analysen gefahren und umfassende Einblicke in das Verhalten der Kunden zu erlangen, um Verbesserungen in der intuitiven Benutzeroberfläche vornehmen und den Dienst für den Kunden noch einfacher gestalten zu können. Dabei werden selbstverständlich alle datenschutzrechtlichen Bestimmungen eingehalten. Die Geschäftsführung von mail.de profitiert durch den Einsatz von Splunk, indem aussagekräftige Report- und Dashboard-Funktionen einen Blick auf die wichtigsten Unternehmenszahlen ermöglichen."

Errungenschaften

Optimierter Service durch Echtzeit-Alerts

Pro-aktives Echtzeit-Monitoring hat sich als ein besonders wichtiges Feature in der IT- und Supportabteilung der mail.de GmbH erwiesen. Bei Störungen im System muss die Ursache so schnell wie möglich gefunden werden, noch bevor der User damit konfrontiert wird. Um seinen gesamten Service stetig zu optimieren, hat mail. de vielfältige Alerts geschaltet, die bei Auffälligkeiten oder Störungen eine sofortige E-Mail-Benachrichtigung auslösen. Die IT kann die Ursachen umgehend lokalisieren und beheben.

Zeit und Geld gespart

Die zentrale Registrierung (Indexierung) aller Logfiles sowie die Fähigkeit, bestehende also auch historische Daten in Echtzeit zu korrelieren, haben im gesamten Unternehmen für eine erhebliche Zeitersparnis gesorgt. Viele verschiedene Systeme können per Splunk mit wenigen Klicks erfasst und analysiert werden. Zudem erhalten alle Abteilungen die für sie wichtigsten Standardinformationen einfach und übersichtlich aufbereitet, wodurch die zeitraubende Bearbeitung individueller Anfragen entfällt. Wenn nötig, empfangen sie auch spezielle zusätzliche Informationen ad hoc. Fragt ein Kunde den Support beispielsweise nach dem Verbleib einer bestimmten E-Mail, kann das Team in wenigen Minuten klären, ob die Mail zugestellt wurde oder nicht, und die Ursache für mögliche Probleme bestimmen.

Abteilungsübergreifende Einblicke in Betriebsabläufe

Einblicke aus Splunk Enterprise sind für jede Abteilung mit einem speziell gestalteten Dashboard für Standard-Reports individuell aufbereitet. Auf diese Weise steht der Geschäftsführung eine grafische Übersicht der wichtigsten Geschäftszahlen zur Verfügung, zum Beispiel die Anzahl neuer Registrierungen für den Freemail-Dienst. Das Marketing-Team kann die Wirkung einer Kampagne auf einen Blick einschätzen oder schnelle Informationen über das Nutzungsverhalten der Freemail-Kunden erlangen.

Die Vorteile von Splunk Enterprise sind bei mail.de im gesamten Betriebsalltag spürbar. Dank der Splunk-Software können Probleme bezüglich der Performance und des Nutzersupports lokalisiert und in kürzester Zeit gelöst werden. Auf diese Weise trägt Splunk in allen Geschäftsbereichen zur Optimierung der gesamten Dienstleistungs-Palette von mail.de bei.